Guide pratique
Importer une facture PDF ou une photo pour préparer ses relances
Une facture contient souvent les données utiles à la relance, mais elle ne prouve pas à elle seule ce qui reste dû. L’import réduit la saisie : vous gardez la main sur les montants, les destinataires et l’envoi.
Choisir un document lisible
Un PDF contenant du texte est généralement plus facile à lire qu’une photo. Pour une image, photographiez la facture à plat, sans reflet et sans couper les bords. Gardez visibles la référence, les coordonnées du client, les montants et l’échéance.
Une reconnaissance automatique peut confondre un zéro et une lettre, ou lire le total HT au lieu du TTC. Si un document est flou ou incomplet, reprenez la photo ou complétez les informations manuellement. Ne validez pas une valeur incertaine pour simplement passer à l’étape suivante.
Contrôler les champs avant tout envoi
Exemple fictif : une facture de 1 200 € TTC avec un acompte encaissé de 300 € laisse un solde de 900 €. L’image peut afficher les trois nombres. La relance doit porter sur le solde confirmé, pas sur le plus grand montant détecté.
| Champ | Piège fréquent | Contrôle à faire |
|---|---|---|
| Client et e-mail | L’adresse du vendeur est lue | Utiliser l’adresse de votre client débiteur |
| Référence | Le numéro de devis est repris | Comparer avec le numéro de facture |
| Montant | Le total avant acompte est lu | Saisir le solde réellement restant dû |
| Échéance | La date d’émission est confondue | Vérifier la date prévue pour le paiement |
PDF, image ou tableau : choisir selon votre volume
Pour quelques factures, les documents individuels évitent de reconstruire un tableau. Pour un grand lot, un export CSV ou TSV de votre outil de facturation peut être plus simple à contrôler.
Évitez les doublons : la même facture ne doit pas être importée à la fois depuis un tableau et depuis un PDF sans vérification. Contrôlez le nom du client et la référence avant de lancer le lot.
Associer la facture au bon rappel
La lecture des données et la pièce jointe sont deux contrôles différents. Avant de programmer, vérifiez la pièce associée à chaque facture. Un destinataire ne doit recevoir que les documents qui le concernent.
Si votre PDF regroupe les factures de plusieurs entreprises, préparez des fichiers séparés. Dans l’aperçu du rappel, contrôlez le nom de la pièce jointe, le montant cité et votre signature.
Passer du diagnostic gratuit à l’envoi
Le diagnostic aide à vérifier les factures sans contacter vos clients. Le paiement n’envoie pas immédiatement les rappels : vous confirmez les factures et les destinataires avant de lancer la programmation.
Après activation, consultez les dates prévues et les signalements dans votre suivi. Un solde payé ou un problème expliqué doit être traité avant une nouvelle relance.